業務自動化

顧客情報の転記、同じレポートの作成、ツール間での作業の受け渡しには、それぞれ流れがあります。何をきっかけに始まり、どの情報を使い、どこで人の判断が必要になるか。そこを理解することが自動化の出発点です。

Snoogzは、業務ツールをつなぐAPI連携や、作業に合わせた自動処理を開発できます。まずは一つの作業に絞り、提案する連携が役立つかを検討してから、対象を広げるかどうかを相談します。

問い合わせから見積もりまでの流れでは、依頼を集め、共有記録をつくり、次の対応を担当者に割り当てることができます。情報を必要なツールに渡しながら、見積もりや顧客対応の判断は担当者が行います。作業完了から請求までの流れでは、記録済みの内容から請求書の下書きを用意し、確認・承認後に会計システムへ情報を渡せます。

定期レポートでは、連携したツールから数値を集め、不足情報を示し、共有できる形にまとめられます。例外は人が確認できるよう残します。いずれも、事業で使っているツールと承認手順に合わせてつくれる仕組みの例です。

使っているツール、処理を始めるきっかけ、頻度、通常と異なるケースを確認します。顧客情報を連携するなら、どのシステムを基準にするか、顧客IDなどを使って同じ顧客の記録をどう照合するか、どのツールからどのツールへ更新内容を反映するかを決めます。利用できるAPIや必要な権限、連携先の制限も確認してから、進め方を相談します。

自動で進める処理と、人の承認が必要な処理を分けます。接続が途切れたときに、どこまで処理できたかを確認する方法と、誰が確認し、どこから再開するかを決めます。通常の流れに加え、値の欠落、同じ依頼の重複、中断後の再実行をテストに含め、同じ記録が二重に登録されないかを確認します。

決まったルールで処理できる仕事もあれば、文章の解釈、資料の検索、確認用の下書きが必要な仕事もあります。後者には、元の資料と誤った結果の影響に応じて、AIが役立つ場合があります。AIに渡す情報、人が出力を確認する箇所、ルールベースの処理で対応できるかを話し合います。

自動処理は連携先のサービスにも依存します。アクセス権、認証情報、提供元の制限、継続費用を範囲に含めて検討します。アカウントの管理者、失敗通知の受信者、提供元のシステム変更時に必要な保守も相談します。開発に自社のAIシステムを使うことが、すべての顧客業務にAIを使うことを意味するわけではありません。